Кадровый учет в 2025 году: полное руководство по организации и ведению для ООО и ИП

Трудовое законодательство предъявляет жёсткие требования к оформлению и ведению кадровой документации. Каждая организация, использующая наёмный труд, обязана строго соблюдать установленные нормы — от приёма на работу до увольнения сотрудника. Несоблюдение правил кадрового документооборота чревато серьёзными последствиями: ошибки могут повлечь за собой значительные финансовые санкции, административную, а в отдельных случаях — даже уголовную ответственность. При этом масштабы рисков растут пропорционально размеру компании и количеству выявленных нарушений. В то же время грамотно организованный кадровый учёт приносит бизнесу ощутимую пользу:

• упрощает внутренние процессы управления персоналом;
• обеспечивает прозрачность расчётов с сотрудниками;
• создаёт надёжную доказательную базу при трудовых спорах и проверках;
• снижает риски штрафных санкций и судебных разбирательств.

Цель этого руководства — помочь компаниям организовать кадровый учёт в соответствии с действующим законодательством, избежать типичных ошибок и выстроить эффективную систему работы с персоналом.

Кадровый учет в 2025 году: полное руководство по организации и ведению для ООО и ИП

Кадровый учёт (КУ) — это систематизированная работа с документами по сотрудникам: от приёма на работу до увольнения. Проще говоря, это «досье» на каждого работника плюс все приказы и отчёты, которые оформляет компания в процессе трудовых отношений.

Главная цель КУ — систематизировать работу с персоналом и обеспечить соблюдение трудового законодательства, снизив риски штрафов и трудовых споров. В основные задачи включают:

Оформление документов	трудовые договоры и допсоглашения; приказы (приём, перевод, увольнение, поощрения, взыскания); трудовые книжки или сведения СТД‑Р.
Учёт рабочего времени	ведение табелей; фиксация явок, неявок, сверхурочных, командировок.
Организация отпусков	составление графика; оформление заявлений и приказов; учёт неиспользованных дней.
Ведение личных дел	заполнение и обновление личных карточек; хранение копий документов сотрудников; защита персональных данных.
Отчётность	сдача сведений в ПФР, ФНС, ФСС, военкоматы; подготовка статистики для Росстата; внутренние кадровые отчёты.
Хранение документов	соблюдение сроков (от 1 года до 75 лет); организация архива (бумажного и электронного); утилизация по актам после истечения сроков.
Поддержка кадровых процессов	участие в аттестации и обучении; сопровождение изменений в штатном расписании.
Взаимодействие с госорганами	ответы на запросы инспекций и ведомств; предоставление документов при проверках.
Оптимизация работы	внедрение электронных систем учёта; стандартизация форм и процедур; сокращение затрат времени на оформление.

КУ помогает законно и эффективно управлять персоналом, избегать штрафов и выстраивать прозрачные отношения с сотрудниками. Но в компаниях часто путают понятия кадровый учёт, кадровое делопроизводство и HR. Несмотря на тесную взаимосвязь, эти три направления работы с персоналом имеют принципиальные различия по целям, функциям и инструментарию. Рассмотрим их через ключевые параметры.

Критерий	Кадровый учёт	Кадровое делопроизводство	Управление персоналом
Основная цель	Систематизация информации о сотрудниках, обеспечение соблюдения трудового законодательства, снижение рисков штрафов и трудовых споров.	Документальное оформление трудовых отношений, создание организационно-правовой базы для взаимодействия работодателя и сотрудников.	Эффективное управление персоналом, реализация кадрового потенциала, повышение производительности и лояльности сотрудников.
Ключевые функции	Регистрация сотрудников, учёт карьерного развития, рабочего времени, зарплаты, налогов и социальных отчислений. Ведение персональной документации, контроль кадровой документации, подготовка отчётности для госорганов.	Оформление документов (трудовые договоры, приказы, личные карточки). Учёт рабочего времени, отпусков, больничных. Разработка локальных нормативных актов (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка). Подготовка отчётности для ПФР, ФНС, ФСС, военкоматов.	Подбор и адаптация сотрудников. Обучение и развитие персонала. Мотивация и стимулирование. Оценка производительности, аттестация. Управление конфликтами, формирование корпоративной культуры.
Фокус	На данных и процессах, связанных с персоналом: учёт, отчётность, соблюдение законодательства.	На документальном оформлении кадровых процедур: приём, перевод, увольнение, отпуска, командировки.	На стратегическом и операционном управлении персоналом, развитии кадрового потенциала.
Пример задачи	Расчёт заработной платы и социальных отчислений, подготовка отчётности в ПФР.	Оформление приказа о приёме на работу, ведение табеля учёта рабочего времени, составление графика отпусков.	Разработка программы обучения для новых сотрудников, проведение аттестации, внедрение системы мотивации.

Таким образом, эти понятия взаимосвязаны, но имеют разные цели, функции и области применения. Кадровый учёт и делопроизводство обеспечивают юридическую и информационную основу, а управление персоналом направлено на достижение бизнес-целей через эффективное использование человеческих ресурсов.

Зачем вести кадровый учет. Риски и требования закона

Работа с персоналом требует не просто формального оформления трудовых отношений, а системной организации документального сопровождения. Это не бюрократическая нагрузка, а обязательное условие легальной деятельности работодателя.

Правовые основания

Обязанность вести кадровый документооборот закреплена в ключевых нормативных актах:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 57, 123, 189, 212 и др.) — устанавливает перечень обязательных документов и порядок их оформления;
• Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004 — утверждает унифицированные формы первичной документации;
• Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 — регламентирует работу с трудовыми книжками;
• ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 — определяет сроки хранения документов;
• КоАП РФ (ст. 5.27, 5.27.1, 13.11) — предусматривает ответственность за нарушения.

Ключевые функции документального сопровождения персонала:

Юридическое закрепление отношений	Фиксация прав и обязанностей сторон через трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы о приёме, переводе и увольнении.
Учёт рабочего времени и отпусков	Ведение табелей, составление графиков отпусков, регистрация больничных и командировок.
Обеспечение социальных гарантий	Корректное начисление зарплаты, отпускных, компенсаций, страховых взносов.
Формирование внутренней статистики	Сбор данных для анализа текучести, загрузки, эффективности подразделений.
Подготовка отчётности	Предоставление сведений в СФР, ФНС, военкоматы и иные госорганы.
Создание доказательной базы	Сохранение документов для разрешения трудовых споров и прохождения проверок.

Что входит в обязательный комплект документов:

• трудовые договоры и допсоглашения;
• приказы (приём, перевод, увольнение, поощрения, взыскания);
• табель учёта рабочего времени;
• график отпусков;
• штатное расписание;
• личные карточки сотрудников (Т-2);
• трудовые книжки (бумажные или электронные);
• положения об оплате труда, охране труда, обработке персональных данных.

Чем опасно пренебрежение кадровым учётом: правовые последствия и реальные кейсы

Невнимательное отношение к кадровому документообороту чревато для работодателя серьёзными последствиями — от внушительных штрафов до уголовной ответственности. Разберём ключевые риски с опорой на действующее законодательство и судебную практику.

Административные санкции: когда и за что штрафуют

Законодательство предусматривает дифференцированные штрафы в зависимости от характера нарушения:

1. Проблемы с трудовыми договорами. Отсутствие договора или его ненадлежащее оформление (без подписей, с подменой на гражданско-правовой договор при наличии трудовых отношений) влечёт:

• для должностных лиц — 10 000–20 000 руб.;
• для ИП — 5 000–10 000 руб.;
• для юрлиц — 50 000–100 000 руб.

При повторном нарушении юрлицо заплатит 100 000–200 000 руб., а руководителя могут дисквалифицировать на срок до 3 лет.

2. Отсутствие обязательных документов. Отсутствие штатного расписания, табеля учёта рабочего времени, графика отпусков или приказов о приёме/увольнении грозит:

• должностным лицам и ИП — 1 000–5 000 руб.;
• юрлицам — 30 000–50 000 руб.

3. Нарушения в оплате труда. Невыплата или задержка зарплаты карается:

• для должностных лиц — 10 000–20 000 руб.;
• для ИП — 1 000–5 000 руб.;
• для юрлиц — 30 000–50 000 руб.

Повторное нарушение увеличивает штраф для должностных лиц до 20 000–30 000 руб. и может повлечь дисквалификацию.

4. Иные нарушения:

• непредоставление сведений в СФР, военкомат и другие госорганы (например, по ст. 21.4 КоАП РФ — штраф 40 000–50 000 руб. для должностных лиц);
• ошибки в ведении электронных трудовых книжек (ст. 15.33.2 КоАП РФ — штраф 300–500 руб. для должностных лиц).

Уголовная ответственность: крайние меры

За наиболее серьёзные нарушения предусмотрена уголовная ответственность:

1. Невыплата заработной платы (ст. 145.1 УК РФ):

• частичная невыплата (менее половины суммы) свыше 3 месяцев или полная невыплата свыше 2 месяцев — штраф до 120 000 руб., лишение права занимать должности, принудительные работы до 2 лет или лишение свободы до 1 года;
• полная невыплата или выплата ниже МРОТ свыше 2 месяцев — штраф 100 000–500 000 руб., принудительные работы до 3 лет или лишение свободы до 3 лет;
• тяжкие последствия (ухудшение здоровья работника) — штраф 200 000–500 000 руб. или лишение свободы 2–5 лет.

Лицо, впервые совершившее такое преступление, освобождается от ответственности, если погасит задолженность и выплатит проценты в течение 2 месяцев.

2. Другие уголовные составы:

• нарушение норм охраны труда, повлёкшее тяжкий вред здоровью или смерть (ст. 143 УК РФ);
• необоснованный отказ в приёме на работу или увольнение по возрастному или демографическому признаку (ст. 144.1 и 145 УК РФ).

Трудовые споры: чем грозят ошибки в документах

Некорректное оформление кадровых бумаг открывает дорогу для судебных исков:

1. Восстановление на работе. Если приказ об увольнении подписан неуполномоченным лицом или нарушена процедура, суд может восстановить сотрудника в должности и взыскать компенсацию за вынужденный прогул и моральный вред.

2. Признание трудовых отношений. Даже без оформленного договора суд установит факт трудовых отношений при наличии доказательств: записей в журнале прихода, электронной переписки, свидетельских показаний.

3. Взыскание невыплаченных сумм. Работник вправе требовать через суд:

• зарплату;
• отпускные;
• компенсации за неиспользованный отпуск;
• проценты за задержку выплат.

Реальные кейсы из судебной практики

Случай с машинистом буровой установки

Работник уволился, но не получил выплаты за вахтовый метод работы, межвахтовый отдых, переработку и перелёт. Суд встал на сторону сотрудника, опираясь на бессрочный трудовой договор и локальные акты о вахтовом методе.

Повар без трудового договора

Женщина приступила к работе поваром без оформления договора. После травмы на производстве она доказала трудовые отношения в суде и получила компенсацию за вынужденный прогул и моральный вред.

Ошибка кадровика

Специалист по кадрам не ознакомила сотрудника с коллективным договором и допустила ошибки в табеле учёта рабочего времени. Инспектор труда оштрафовал её по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и суд подтвердил законность наказания.

Организация кадрового учёта с нуля: краткий план действий

Грамотная организация КУ — обязательное требование законодательства и залог безопасной работы компании. Ниже — краткий план действий по запуску КУ с нуля: от разработки локальных актов до настройки системы хранения документов.

Шаг 1. Разработка локальных нормативных актов (ЛНА)	Необходимо закрепить внутренние правила работы с персоналом. Обязательно подготовить: Правила внутреннего трудового распорядка (регламентируют режим работы, права и обязанности сторон); Положение об оплате труда (фиксирует систему выплат и премий); Положение о защите персональных данных (определяет порядок работы с личной информацией сотрудников); Штатное расписание (перечень должностей и окладов). Документы согласовываются с заинтересованными подразделениями, утверждаются приказом руководителя и доводятся до сведения сотрудников.
Шаг 2. Утверждение форм первичных документов	Нужно определить, какие формы будут использоваться для приказов, заявлений, табеля учёта рабочего времени и иных кадровых бумаг. Возможны два варианта: применять унифицированные бланки, утверждённые Госкомстатом; разработать собственные шаблоны с обязательными реквизитами. Выбранные формы закрепляются приказом или приложением к ЛНА.
Шаг 3. Назначение ответственного сотрудника	Следует определить, кто будет вести кадровый учёт: кадровик, бухгалтер, руководитель или внешний специалист. Необходимо: зафиксировать обязанности в трудовом договоре или должностной инструкции; издать приказ о назначении (с указанием ФИО, должности, перечня обязанностей); ознакомить ответственного с приказом под подпись; при необходимости организовать обучение по трудовому законодательству.
Шаг 4. Настройка системы хранения документов	Важно обеспечить сохранность и доступность кадровой документации. Для этого: выделяются места хранения (металлические шкафы/сейфы для бумажных документов, защищённые серверы или облачные сервисы — для электронных); документы классифицируются по срокам хранения (от 5 лет до 50–75 лет и постоянно); ведётся учёт (номенклатура дел, нумерация, журналы регистрации); устанавливаются меры защиты (ограничение доступа, пароли, резервное копирование); разрабатывается порядок утилизации (акты об уничтожении документов с истёкшим сроком).
Дополнительные рекомендации	внедрить HR‑систему или электронный архив для автоматизации учёта; проводить внутренние аудиты кадрового учёта не реже раза в год; отслеживать изменения в законодательстве и своевременно корректировать ЛНА и формы документов.

Таким образом, запуск КУ с нуля требует чёткой последовательности действий: от разработки локальных актов до налаживания системы хранения документов. Грамотная организация этого процесса минимизирует правовые риски и обеспечивает бесперебойную работу с персоналом в соответствии с требованиями законодательства.

Ключевые процессы и участки кадрового администрирования

КУ охватывает ключевые процессы работы с персоналом — от приёма на работу до увольнения. Ниже кратко рассмотрим основные процедуры и требования к оформлению документов на каждом этапе взаимодействия с сотрудниками.

Приём нового сотрудника	оформление заявления о приёме, трудового договора и приказа по форме Т‑1; внесение записи в личную карточку (Т‑2); подача сведений в СФР через форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) в установленный срок.
Особенности приёма иностранных граждан и дистанционных работников	для иностранцев — проверка миграционного статуса, патента/разрешения на работу, уведомление МВД; для дистанционных сотрудников — закрепление в договоре условий взаимодействия, электронного документооборота и режима труда.
Ведение и учёт рабочего времени. Оформление отпусков	заполнение табелей учёта (формы Т‑12 или Т‑13) с фиксацией явок, неявок, сверхурочных; составление графика отпусков (форма Т‑7), оформление приказа (Т‑6), расчёт отпускного стажа и выплат.
Переводы и перемещения	оформление дополнительного соглашения к трудовому договору; издание приказа (Т‑5) о переводе/перемещении; внесение изменений в личную карточку и штатное расписание.
Ведение воинского учёта	постановка на учёт военнообязанных сотрудников; актуализация данных в карточках (форма № 10); направление сведений в военкомат (в т. ч. при приёме/увольнении, изменении данных).
Увольнение сотрудника	оформление приказа (Т‑8 или Т‑8а) на основании заявления, соглашения или иных причин; выдача трудовой книжки или формы СТД‑Р, справок о доходах и стаже; проведение окончательного расчёта (зарплата, компенсация отпуска); подача сведений в СФР через ЕФС‑1 (подраздел 1.1).

Строгая регламентация каждого процесса, от учёта рабочего времени до формирования отчётных документов, позволяет не только избежать юридических коллизий, но и выстроить прозрачную, юридически безопасную кадровую политику организации.

Чек-лист: обязательные кадровые документы для компании

Грамотно организованный кадровый документооборот — обязательное условие легальной работы любой компании. Представленный чек-лист поможет убедиться, что у вас есть все ключевые документы, предусмотренные трудовым законодательством, и избежать штрафов при проверках.

1. Документы по организации в целом

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — регламентируют режим работы, права и обязанности сторон.

• Штатное расписание (форма Т-3) — фиксирует структуру, должности и оклады.
• График отпусков (форма Т-7) — план ежегодных отпусков на календарный год.
• Положение об оплате труда — устанавливает порядок и сроки выплат, систему премирования.

2. Документы по каждому сотруднику

• Трудовой договор — основание трудовых отношений, содержит условия работы и оплаты.
• Личная карточка (форма Т-2, при ведении бумажного учёта) — сведения о работнике, должности, стаже, отпусках.
• Приказы по личному составу:
• о приёме на работу (форма Т-1);
• о переводе на другую работу (форма Т-5);
• об увольнении (форма Т-8);
• о предоставлении отпуска (форма Т-6) и др.

3. Журналы и книги учёта

• Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей — регистрация приёма, выдачи и уничтожения книжек.
• Журналы регистрации приказов:
• по личному составу (приём, перевод, увольнение);
• по основной деятельности (при необходимости).

! Важное примечание: формы Т-1, Т-2, Т-3, Т-5, Т-6, Т-7, Т-8 утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. С 2021 года трудовые книжки могут вестись в электронном виде (СТД-Р); книга учёта актуальна для компаний, сохранивших бумажные книжки. Перечень документов может расширяться в зависимости от специфики деятельности (например, журналы инструктажей по охране труда).

Способы ведения кадрового учёта: что выбрать бизнесу

Ведение КУ — обязательная задача для любой компании, но способы её решения могут существенно различаться. Выбор метода учёта напрямую влияет на затраты, риски и эффективность HR-процессов. В этом обзоре рассмотрены три основных подхода: самостоятельное ведение, аутсорсинг и автоматизация. Каждый из них имеет свои особенности, которые важно учитывать при принятии решения.

1. Самостоятельное ведение (in-house).

Плюсы:

• полный контроль над процессами и данными;
• отсутствие прямых платежей за внешние услуги (низкие операционные затраты).

Минусы:

• высокая нагрузка на HR-специалиста или бухгалтера;
• риск ошибок из-за недостаточной экспертизы или перегруженности;
• затраты времени на отслеживание изменений в законодательстве.

2. Передача на аутсорсинг

Плюсы:

• доступ к квалифицированным специалистам и актуальной экспертизе;
• снижение рисков ошибок и штрафов;
• высвобождение внутренних ресурсов для профильных задач.

Минусы:

• регулярные расходы на услуги подрядчика;
• меньшая вовлечённость в ежедневные процессы;
• необходимость тщательного выбора надёжного провайдера и контроля качества.

3. Автоматизация через ПО. Краткий обзор систем:

1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — широко распространённое решение для малого и среднего бизнеса, интегрируется с бухгалтерией, поддерживает отчётность в госорганы.

Контур.Кадры — облачный сервис для кадрового учёта и ЭДО, удобен для компаний с удалёнными сотрудниками, автоматизирует подготовку приказов и отчётов.

SAP SuccessFactors / SAP HCM — комплексные системы для крупного бизнеса, поддерживают глобальный учёт, аналитику и управление талантами.

Плюсы:

• сокращение рутинных операций и времени на оформление документов;
• минимизация ошибок за счёт шаблонов и встроенных проверок;
• оперативный доступ к данным и аналитике;
• упрощение сдачи отчётности (ЕФС-1, СТД-Р и др.);
• безопасное хранение и резервное копирование данных;
• масштабируемость: система легко адаптируется под рост компании;
• интеграция с другими бизнес-системами (бухгалтерия, ERP, CRM).

Минусы:

• первоначальные затраты на покупку лицензии, внедрение и настройку ПО;
• расходы на обучение персонала работе с системой;
• зависимость от технической поддержки и обновлений поставщика;
• риски, связанные с кибербезопасностью и утечкой данных;
• возможные сложности при переходе с существующей системы учёта;
• для облачных решений — необходимость стабильного интернет-соединения.

Нет универсального способа ведения КУ — оптимальный вариант зависит от конкретных потребностей компании. Малый бизнес может выиграть от автоматизации или аутсорсинга, средний — от комбинации инструментов, а крупный — от комплексных систем с внутренней командой. Главное — обеспечить соответствие законодательству, минимизировать ошибки и выстроить процессы максимально эффективно. Грамотно выбранный подход позволит сократить издержки и сосредоточиться на стратегических задачах развития бизнеса.

Электронный кадровый документооборот (КЭДО)

КЭДО позволяет компаниям перевести ключевые HR-процессы в цифровой формат, сокращая издержки и ускоряя рабочие операции. В этом обзоре — суть КЭДО, его плюсы, правовые основы и шаги внедрения, а также реальный пример экономии.

1. Суть и преимущества. КЭДО — это обмен кадровыми документами в электронной форме без дублирования на бумаге. Ключевые преимущества:

• экономия времени — быстрая подготовка, подписание и отправка документов;
• снижение затрат — отказ от бумаги, печати, курьерской доставки;
• удобство хранения и поиска — централизованный электронный архив;
• прозрачность процессов — видимость статусов документов и сроков исполнения;
• мобильность — доступ к документам из любой точки с интернетом;
• экологичность — сокращение потребления бумаги.

2. Юридические основы и этапы внедрения. Правовые основы:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3) — регулирует применение электронных подписей и порядок КЭДО;
• ФЗ «Об электронной подписи» № 63-ФЗ — определяет виды ЭП и их юридическую силу;
• приказы Минтруда — устанавливают форматы и порядок обмена отдельными документами.

Этапы внедрения:

1. Анализ потребностей — определить перечень документов для перевода в электронный вид.
2. Выбор платформы — сервис КЭДО (СБИС, Контур.КЭДО, 1С:Кабинет сотрудника и др.).
3. Разработка локальных актов — положение о КЭДО, приказ о внедрении, изменения в ПВТР.
4. Получение электронных подписей — для сотрудников и работодателя (простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная ЭП).
5. Информирование и обучение персонала — разъяснение правил работы с системой.
6. Тестовая эксплуатация — отработка процессов на ограниченном круге документов.
7. Полномасштабный запуск — переход на электронный документооборот по утверждённому перечню.
8. Мониторинг и доработка — контроль работоспособности, сбор обратной связи, корректировка процессов.

Реальный пример с цифрами

Компания: розничная сеть из 150 сотрудников (5 магазинов в разных городах).

До КЭДО	После внедрения КЭДО (через 1С:Кабинет сотрудника)	Дополнительный эффект
ежемесячно расходовалось ~1 500 листов бумаги (приказы, заявления, ознакомления); затраты на печать, доставку и хранение — около 25 000 руб./мес.; на оформление отпусков и приказов у кадровика уходило до 3 рабочих дней в месяц.	расход бумаги сократился на 90 % (остались только документы, не переводимые в электронный вид); ежемесячные затраты на печать и доставку снизились до 2 500 руб.; время на оформление кадровых документов сократилось до 1 дня в месяц; экономия за первый год: ~270 000 руб. (с учётом лицензии ПО и обучения).	ускоренное согласование документов с удалёнными магазинами (в течение часа вместо 1–2 дней); снижение риска потери или задержки документов; удобный архив с поиском по всем кадровым событиям.

КЭДО — эффективный инструмент оптимизации кадрового учёта: он экономит время и ресурсы, повышает прозрачность и соответствует требованиям закона. При грамотном внедрении система окупается за счёт сокращения бумажного оборота и ускорения процессов — как показывает практика, даже в небольшой компании эффект заметен уже в первые месяцы.

Частые ошибки в кадровом учёте и способы их избежать

КУ требует строгого соблюдения норм и процедур — даже мелкие ошибки могут привести к штрафам и трудовым спорам. Рассмотрим типичные просчёты работодателей и практические способы минимизировать риски при ведении кадровой документации.

Наиболее распространённые ошибки

Формальные	Процедурные	Юридические
не заполнены обязательные реквизиты в документах (приказах, трудовых договорах); отсутствуют подписи сотрудников об ознакомлении; некорректное ведение личных карточек (Т‑2) или их отсутствие.	нарушение сроков подачи отчётности (ЕФС‑1, уведомления в военкомат); несоблюдение порядка оформления переводов, отпусков, увольнений; отсутствие журналов регистрации (приказов, трудовых книжек).	несоответствие локальных актов (ПВТР, положения об оплате труда) ТК РФ; неправомерные условия в трудовых договорах (например, об испытательном сроке, дисциплинарных взысканиях); ошибки в расчёте компенсаций при увольнении или отпускных.

Советы по минимизации рисков и подготовке к проверкам:

• регулярно актуализируйте локальные нормативные акты с учётом изменений в законодательстве;
• разработайте чек-листы для каждого кадрового процесса (приём, перевод, увольнение) и следуйте им;
• назначьте ответственного за контроль сроков отчётности и уведомлений;
• проводите внутренние аудиты кадрового учёта не реже раза в квартал;
• храните документы в соответствии с установленными сроками (от 1 года до 75 лет);
• обеспечьте электронный архив с резервным копированием;
• обучите кадровых специалистов основам трудового права и работе с учётными системами;
• перед проверкой:
• сверьте наличие всех обязательных документов по каждому сотруднику;
• проверьте корректность записей в трудовых книжках и личных карточках;
• убедитесь, что все приказы подписаны и зарегистрированы, а сотрудники ознакомлены под подпись.

Избежать ошибок в кадровом учёте помогает системный подход: актуализация документов, регулярные проверки и чёткое следование регламентам. Грамотная организация процессов не только снижает правовые риски, но и упрощает взаимодействие с сотрудниками и контролирующими органами.

Список источников:

1. Нормативные акты и официальные документы

• Трудовой кодекс РФ — основной документ, регулирующий трудовые отношения и кадровый учёт.
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. №320н — устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2025 г. №501 — регулирует особенности направления работников в служебные командировки.
• Приказ Минтруда России от 16 апреля 2025 г. №251н — утверждает перечни должностей и работ, на которых можно заключать договоры о полной материальной ответственности.
• Федеральный закон от 07 июня 2025 г. №144-ФЗ — вносит изменения в статью 135 ТК РФ, касающуюся премирования и депремирования.

2. Онлайн-ресурсы и журналы

• Контур.КЭДО — статьи о кадровых документах, их оформлении и особенностях ведения учёта для организаций и ИП.
• Журнал «Кадровое дело» — публикации о кадровой работе, включая сервисы для планирования приёма на работу, образцы документов и разъяснения по изменениям в законодательстве.
• КонсультантПлюс — обзоры изменений в законодательстве, например, основные изменения для кадровика с 1 сентября 2025 года.
• glavkniga.ru — материалы по теме «Кадры / Оплата труда», включая статьи о расчёте зарплаты, отпусках и других кадровых вопросах.