Правила приема на работу в 2025 году: пошаговая инструкция для работодателя по ТК РФ

Приём на работу — ключевой этап взаимодействия работодателя и сотрудника, от правильности оформления которого зависят юридическая защищённость компании и соблюдение прав работника. В 2025 году кадровые процедуры продолжают регулироваться Трудовым кодексом РФ с учётом актуальных изменений законодательства и тенденций цифровизации HR‑процессов.

Эта статья — пошаговая инструкция для работодателей (ООО и ИП), которая поможет:

• безошибочно пройти все этапы приёма на работу;
• соблюсти требования ТК РФ и избежать штрафов;
• грамотно оформить документы в бумажном и электронном виде;
• учесть нюансы при трудоустройстве особых категорий работников (иностранцев, дистанционщиков и др.).

Мы разберём каждый шаг: от сбора документов до издания приказа и уведомления госорганов, а также дадим образцы формулировок и чек‑листы для самопроверки.

Успешные трудовые отношения строятся на взаимном уважении прав и обязанностей сторон и чётком следовании нормам трудового законодательства. В этом материале — ключевые принципы, позволяющие работодателю и соискателю минимизировать риски при оформлении трудовых отношений и выстроить прозрачное, юридически безопасное взаимодействие.

Ключевые законодательные акты на 2025 год

Ключевые законодательные акты, регулирующие трудоустройство в 2025 году, включают изменения в Трудовой кодекс РФ, законы о персональных данных и миграционном учёте. Эти нормы влияют на процедуру найма, оформление документов и соблюдение прав сторон.

1. Трудовой кодекс РФ.

С 1 сентября 2025 года вступили в силу изменения, касающиеся:

• Премий и дисциплинарных взысканий. Статья 135 ТК РФ теперь требует закреплять в локальных актах виды премий, их размеры, сроки выплаты и условия снижения из-за проступков. Уменьшение выплат возможно только за месяц вынесения дисциплинарного взыскания и не более чем на 20% от месячной зарплаты.
• Работы несовершеннолетних. Статья 268 ТК РФ разрешает привлекать подростков 14–18 лет к работе в выходные дни в период летних каникул, но только по направлению центра занятости или в составе студотрядов, включённых в реестр молодёжных объединений.
• Материальной ответственности. Приказ Минтруда от 16 апреля 2025 г. №251н утвердил новые перечни должностей и работ, для которых можно заключать договоры о полной материальной ответственности.
• Наставничества. С 1 марта 2025 года введена статья 351.8 ТК, регулирующая трудовые отношения наставников. Назначение наставников возможно только через трудовой договор или дополнительное соглашение, а оплата их работы обязательна.

2. Закон о персональных данных (ФЗ №152).

С 1 сентября 2025 года действуют следующие изменения:

• Согласие на обработку данных должно оформляться отдельным документом, а не включаться в договоры или пользовательские соглашения. В нём необходимо указывать цели обработки, перечень данных, срок действия и другие сведения.
• Обезличенные данные можно обрабатывать без согласия субъекта, если это не позволяет идентифицировать личность. Операторы обязаны передавать такие данные в государственную информационную систему (ГИС) по требованию Минцифры.
• Штрафы за нарушения увеличены: для юрлиц — до 700 тыс. рублей, для ИП — до 300 тыс. рублей, для должностных лиц — до 300 тыс. рублей.

3. Закон о миграционном учёте (ФЗ №109).

Важные изменения:

• Эксперимент в Москве и Московской области. С 1 сентября 2025 года стартует эксперимент по учёту иностранных граждан по адресу уполномоченной организации, а не по месту пребывания. Иностранцы должны регистрироваться в мобильном приложении и уведомлять МВД об изменении места нахождения.
• Работа по патенту в двух регионах. С 1 сентября 2025 года иностранцы могут работать в субъекте РФ, если патент получен в соседнем регионе (например, Москва и Московская область). Требуется уведомление МВД каждого региона.
• Реестр контролируемых иностранных лиц. С 5 февраля 2025 года в него включают нарушителей миграционных правил, что влечёт ограничения на управление транспортом, открытие счетов и смену места жительства без согласия МВД.

4. Другие значимые акты.

• ФЗ от 24 июня 2025 г. №156-ФЗ ужесточает требования к согласию на обработку персональных данных.
• Постановление Правительства РФ от 4 декабря 2024 г. №1715 позволяет ставить иностранцев на миграционный учёт на срок до одного года.
• Указ Президента РФ от 20 марта 2025 г. №159 освобождает граждан Украины от бессрочного пребывания в России и работы без патента до 10 сентября 2025 года.

!! Для детального изучения мы рекомендуем обращаться к официальным текстам законов и постановлений, а также следить за обновлениями в правовых базах (например, «КонсультантПлюс», «Гарант»). Ознакомиться с актуальными редакциями законов можно на официальном интернет-портале правовой информации pravo.gov.ru.

Пошаговый алгоритм приема на работу: 8 обязательных шагов

Приём на работу — ответственный процесс, требующий чёткого соблюдения законодательства и последовательности действий. В 2025 году работодатели должны учитывать актуальные нормы Трудового кодекса РФ и смежных законов, чтобы избежать нарушений и штрафов. Ниже представлены восемь ключевых шагов для корректного оформления сотрудника: от сбора документов до уведомления госорганов. Каждый этап сопровождается разъяснением правовых требований (указано ниже) и практических рекомендаций.

Шаг 1. Документы при приёме на работу: обязательный перечень (ст. 65 ТК РФ).

При трудоустройстве кандидат должен предъявить работодателю строго определённый пакет документов:

1. Удостоверение личности — паспорт или временное удостоверение.
2. Трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р/СТД‑СФР) — не требуется для впервые устраивающихся и совместителей.
3. СНИЛС — в любом формате (бумажном или электронном).
4. Документы воинского учёта — для военнообязанных и призывников (военный билет, приписное); иностранцы не предоставляют.
5. Диплом или сертификат — если профессия требует специальной подготовки.
6. Справка об отсутствии судимости — обязательна для ряда профессий (педагоги, медики и др.).
7. Справка об отсутствии наказания за употребление наркотиков — для отдельных сфер (например, авиационная безопасность).

!! Важно:

• требовать иные документы работодатель не вправе — это грозит штрафом;
• справки о судимости и наркотическом наказании допустимы в электронном виде (через Госуслуги);
• при первом трудоустройстве работодатель оформляет электронную трудовую книжку и регистрирует сотрудника в системе пенсионного учёта;
• при утрате трудовой книжки работодатель выдаёт дубликат по заявлению работника.

Шаг 2. Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА) до подписания трудового договора.

По ч. 3 ст. 68 ТК РФ работодатель обязан до подписания трудового договора ознакомить работника под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Это гарантирует:

• прозрачность условий работы для сотрудника;
• правовую защищённость работодателя при разрешении споров;
• соблюдение требований трудового законодательства.

Основные ЛНА, с которыми знакомят работника:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — регламентируют режим работы, права и обязанности сторон, порядок применения взысканий и поощрений.
• Положение об оплате труда — определяет систему и сроки выплат, размеры премий, компенсаций и иных начислений.
• Положение о защите персональных данных — устанавливает порядок сбора, хранения и использования сведений о работнике в соответствии с ФЗ «О персональных данных».
• Должностная инструкция — фиксирует конкретные обязанности, полномочия и критерии оценки работы по занимаемой должности.

!! Важно:

• работник знакомится только с теми ЛНА, которые касаются его должности;
• факт ознакомления подтверждается подписью сотрудника (в листе ознакомления, журнале или непосредственно в трудовом договоре);
• отсутствие подписи может повлечь административную ответственность для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ) и риски в судебных спорах.

Шаг 3. Получение согласия на обработку персональных данных.

При оформлении сотрудника на работу получение письменного согласия на обработку его персональных данных — не просто бюрократическая процедура, а важнейший правовой механизм, обеспечивающий баланс интересов работника и работодателя. Рассмотрим, почему этот этап нельзя игнорировать и какие последствия могут возникнуть при его пропуске.

Для работника согласие выступает гарантом:	Для работодателя оформленное согласие:
контроля над тем, какие именно персональные данные будут использоваться; понимания целей и пределов обработки личной информации; возможности ограничить распространение сведений (например, запретить публикацию фото в корпоративных материалах); права отозвать согласие в любой момент.	создаёт правовую основу для работы с персональными данными; снижает риски административной и уголовной ответственности; защищает от претензий со стороны контролирующих органов и сотрудников.

Почему пропуск этого этапа недопустим?

1. Правовые риски для работодателя:

• Административная ответственность — штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ: до 700 000 руб. для юрлиц, до 300 000 руб. для должностных лиц.
• Уголовная ответственность — по ст. 137 УК РФ (нарушение неприкосновенности частной жизни) и ст. 272.1 УК РФ (неправомерный доступ к компьютерной информации).
• Исковые требования — работник вправе обратиться в суд при выявлении неправомерной обработки данных.

2. Защита интересов работника:

• право на отзыв согласия (срок исполнения — 30 дней);
• возможность обращения в Роскомнадзор или прокуратуру при нарушении прав;
• гарантия использования данных только в заявленных целях.

3. Профилактика конфликтов:

• чёткое определение границ обработки данных;
• исключение споров о допустимости передачи информации третьим лицам;
• прозрачность взаимодействия между сторонами.

Исключения: когда согласие не требуется

Обработка персональных данных возможна без согласия, если:

• это необходимо для исполнения трудового договора (кадровый учёт, начисление зарплаты);
• требуется по закону (передача сведений в СФР, военкомат);
• связана с предотвращением угрозы жизни или здоровью работника.

Шаг 4. Заключение трудового договора.

Трудовой договор заключается в двух экземплярах — по одному для работника и работодателя. Подписание документа обеими сторонами фиксирует взаимные права и обязанности, а его содержание имеет ключевое значение: оно должно соответствовать нормам Трудового кодекса РФ (ст. 57 ТК РФ) и учитывать специфику работы.

Условия трудового договора: обязательные и дополнительные:

Обязательные условия (ст. 57 ТК РФ)

Дополнительные условия

Место работы — наименование работодателя и, при необходимости, обособленного подразделения с указанием его местонахождения. Обеспечивает ясность, где именно сотрудник будет выполнять трудовые функции. Трудовая функция — должность согласно штатному расписанию, профессия, специальность с указанием квалификации и конкретный вид поручаемой работы. Определяет круг обязанностей сотрудника. Дата начала работы — день, когда работник приступает к исполнению обязанностей; при срочном договоре также указывается срок его действия и основания для заключения. Фиксирует момент возникновения трудовых отношений. Условия оплаты труда — размер оклада (тарифной ставки), доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Гарантирует прозрачность расчётов по зарплате. Режим рабочего времени и времени отдыха — график работы, если он отличается от общих правил у работодателя. Уточняет часы работы, перерывы, выходные. Гарантии и компенсации за работу с вредными/опасными условиями труда — с указанием характеристик условий на рабочем месте. Обеспечивает защиту здоровья работника и положенные льготы. Условия труда на рабочем месте — класс условий труда по результатам спецоценки. Информирует о фактических условиях работы. Условие об обязательном социальном страховании — гарантия страхования работника в соответствии с ТК РФ и федеральными законами. Обеспечивает право на пособия и пенсии.

Испытательный срок — оговаривается продолжительность испытания при приёме на работу (не более 3 месяцев, в отдельных случаях — до 6 месяцев). Позволяет оценить соответствие работника должности. Неразглашение тайны — обязательство не раскрывать коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну. Защищает конфиденциальную информацию работодателя. Дополнительное страхование — условия добровольного медицинского страхования (ДМС), негосударственного пенсионного обеспечения и т. п. Повышает социальную защищённость работника. Отработка после обучения — обязанность работника отработать определённый срок, если обучение проведено за счёт работодателя. Компенсирует затраты компании на подготовку персонала. Уточнение места работы/рабочего места — детализация структурного подразделения и конкретного рабочего места. Устраняет неоднозначность при распределении обязанностей. Улучшение социально‑бытовых условий — дополнительные льготы для работника и членов его семьи (например, компенсация проезда, жилья). Повышает привлекательность предложения для сотрудника.

!! Важно:

• обязательные условия должны быть включены в договор в любом случае — их отсутствие не делает договор недействительным, но требует последующего дополнения;
• дополнительные условия не могут ухудшать положение работника по сравнению с нормами трудового законодательства, коллективного договора и локальных актов.

Последствия отсутствия трудового договора:

Для работодателя

Для работника

Неоформление трудового договора грозит: 1. Административными штрафами (ст. 5.27 КоАП РФ): юрлица — 50 000–100 000 руб. (при повторном нарушении — 100 000–200 000 руб.); ИП — 5 000–10 000 руб. (повторно — 30 000–40 000 руб.); должностные лица — 10 000–20 000 руб.; 2. Приостановкой деятельности до 90 дней и дисквалификацией руководителя (до 3 лет) при повторных нарушениях; 3. Доначислением налогов и взносов с пенями и штрафами (до 40% от неуплаченной суммы); 4. Уголовной ответственностью по ст. 199 УК РФ при систематическом уклонении от уплаты налогов.

Работа без договора несёт следующие риски: утрата социальных гарантий (отпуск, больничные, декретные, пособия); отсутствие официального стажа и пенсионных накоплений; уязвимость при увольнении (без расчёта и объяснений); сложности с доказательством трудовых отношений (требуется сбор косвенных доказательств); невозможность получить страховые выплаты при травмах на производстве; трудности с кредитами и визами (нет подтверждения дохода); риск налоговой ответственности (обязанность самостоятельно декларировать доход и платить НДФЛ).

Другими словами, отсутствие трудового договора создаёт взаимные риски — для работодателя это финансовые и правовые санкции, для работника — потеря гарантий и правовой защищённости.

Шаг 5. Издание приказа о приёме на работу.

Приказ о приёме на работу издаётся на основании заключённого трудового договора — это обязательный кадровый документ, фиксирующий факт трудоустройства. Вот ключевые моменты:

• форма приказа: чаще используется унифицированная форма № Т‑1 (утверждена Госкомстатом), но работодатель вправе разработать собственный шаблон;
• содержание: указываются ФИО работника, должность, подразделение, условия труда, дата начала работы, размер оклада и иные существенные условия из трудового договора;
• основание: реквизиты трудового договора (номер и дата).

Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в течение 3 рабочих дней с момента фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Это нужно для нескольких моментов:

• подтверждает, что работник осведомлён о своих должностных обязанностях и условиях труда;
• служит доказательством соблюдения процедурных требований при проверках ГИТ и в судебных спорах;
• позволяет избежать претензий о неосведомлённости сотрудника относительно условий трудоустройства.

Без подписи работника о ознакомлении приказ не имеет полной юридической силы, а работодатель рискует получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Шаг 6. Запись в трудовой книжке или подача сведений (СТД-Р).

Способ фиксации трудовых событий зависит от формата трудовой книжки работника:

Бумажная трудовая книжка	Электронная трудовая книжка (ЭТК)
В неё вносятся записи о приёме, переводах и увольнении. Запись делают в течение 5 рабочих дней после издания приказа. Правила: без сокращений, чернилами чёрного/синего/фиолетового цвета, с указанием реквизитов приказа.	Вместо записей формируется справка СТД‑Р — сведения о трудовой деятельности у конкретного работодателя. Выдаётся: при увольнении — обязательно (в день прекращения договора); по заявлению работника — в течение 3 рабочих дней. Формы: бумажная (с подписью и печатью) или электронная (с УКЭП). Содержит: данные работника и работодателя, кадровые события (приём, переводы, увольнение).

Бумажная книжка отражает весь трудовой стаж, СТД‑Р — только текущее/последнее место работы. СТД‑Р нужна при трудоустройстве, оформлении пособий, кредитов и в судебных спорах. Важно помнить:

• С 2021 года новым сотрудникам бумажную книжку не оформляют — только ЭТК.
• Работник может перейти на ЭТК, подав заявление; в бумажной книжке при этом делают запись о переходе.

Шаг 7. Подача отчета ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР).

Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС‑1 — обязательный отчёт работодателей о кадровых событиях. В него вносят данные о приёме, увольнении, переводах, заключении и прекращении договоров ГПХ, а также иные значимые изменения в трудовых отношениях.

Когда и как подавать

Сроки подачи зависят от типа события:

1. Следующий рабочий день после издания приказа/подписания документа — для:

• приёма и увольнения;
• приостановления/возобновления трудового договора;
• заключения/прекращения договора ГПХ.

2. До 25‑го числа следующего месяца — для:

• переводов на другую работу;
• переименования организации;
• установления новой квалификации;
• запрета занимать должность;
• заявления о выборе формы трудовой книжки.

Формат представления:

• Электронный (с УКЭП) — обязателен при численности застрахованных лиц свыше 10 человек.
• На выбор (электронный или бумажный) — при численности до 10 человек включительно.

Последствия нарушений

Несоблюдение сроков и требований влечёт финансовые санкции:

• 300–500 руб. — штраф для должностного лица (руководителя) по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ;
• 500 руб. за каждого работника — штраф для организации за несвоевременную подачу сведений;
• 1 000 руб. — штраф за подачу бумажного отчёта организацией с численностью свыше 10 человек.

Кроме того, ошибки в отчёте могут повлечь дополнительные санкции. Однако если работодатель самостоятельно обнаружит неточности и подаст уточнённый отчёт в течение 5 рабочих дней, штрафы могут быть отменены.

Что включать в отчёт

Отчёт состоит из:

1. Титульного листа — с регистрационным номером в СФР, наименованием организации и иными реквизитами.
2. Подраздела 1 раздела 1 — с персональными данными работника (СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения, статус ЗЛ, гражданство).
3. Подраздела 1.1 — в виде таблицы с:
   • порядковым номером записи;
   • датой кадрового события;
   • кодом мероприятия (например, «ПРИЁМ», «УВОЛЬНЕНИЕ»);
   • должностью;
   • кодом вида договора.

Чтобы избежать ошибок и штрафов:

• используйте актуальную версию ПО СФР (например, «Spu_orb») для заполнения формы;
• проверяйте отчёт перед отправкой — СФР может отказать при существенных нарушениях (код 50 в протоколе);
• учитывайте перенос сроков на ближайший рабочий день, если дата сдачи выпадает на выходной или праздник;
• следите за обновлениями требований СФР — правила могут меняться.

Своевременная и корректная подача ЕФС‑1 не только исключает риски штрафов, но и обеспечивает актуальность данных в системе социального страхования, что критично для прав работников и репутации работодателя.

Шаг 8. Проведение инструктажей и медосмотров

Соблюдение требований по инструктажам и медицинским осмотрам — обязательная часть системы охраны труда. Эти процедуры защищают здоровье работников и минимизируют правовые риски для работодателя. Для уточнения деталей мы рекомендуем обратиться к актуальным нормативным актам, таким как Трудовой кодекс РФ, Приказ Минздрава РФ №29н и другим релевантным документам. Ниже — краткая сводка по видам инструктажей и категориям работников, для которых обязателен предварительный медосмотр.

Виды инструктажей

Инструктажи по охране труда:

Вид инструктажа	Когда проводится	Для кого обязателен
Вводный	До начала работы	Все новые сотрудники, командированные, практиканты
Первичный	Перед началом работы на конкретном месте	Новые сотрудники, переведённые в другое подразделение, приступающие к новой работе
Повторный	Периодически: каждые 3 мес. — для работ с повышенной опасностью; каждые 6 мес. — для остальных	Все работники согласно категории риска
Внеплановый	При изменениях в процессах/нормах, после аварий или перерывов > 60 дней	Все работники, затронутые изменениями
Целевой	Перед разовыми работами, ликвидацией аварий, работами на опасных объектах	Работники, выполняющие специфические задачи

Инструктажи по пожарной безопасности

Вид инструктажа	Когда проводится	Для кого обязателен
Вводный	При приёме на работу	Все новые сотрудники, командированные (по решению руководителя)
Первичный	Перед началом работы	Все работники на рабочем месте
Повторный	Ежегодно; на пожароопасных производствах — каждые 6 мес.	Все работники организации

Обязательные предварительные медосмотры

Медосмотр обязателен только при наличии вредных/опасных условий труда или если деятельность организации требует этого по закону (например, в медучреждениях и образовательных организациях). Он проводится за счёт работодателя и обязателен для следующих категорий работников:

• Сотрудники, занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда (определяется по результатам специальной оценки условий труда).
• Работники, связанные с движением транспорта (водители, машинисты, пилоты и др.).
• Сотрудники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений.
• Лица в возрасте до 18 лет.
• Работники, привлекаемые для работы в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности.
• Спортсмены.
• Некоторые другие категории, определённые отраслевыми нормативными актами (например, работники атомных станций, объектов по хранению и уничтожению химического оружия, спасатели и др.).

Последствия несоблюдения требований

Нарушение порядка проведения инструктажей и медосмотров влечёт:

• административные штрафы для организации и должностных лиц;
• риски приостановки деятельности;
• возможные судебные иски при причинении вреда здоровью работников.

Чтобы минимизировать риски нарушений и обеспечить соответствие требованиям охраны труда, работодателю следует систематически актуализировать программы инструктажей с учётом действующих нормативных актов. Необходимо наладить чёткий учёт проведённых инструктажей и медицинских осмотров, фиксируя все мероприятия в соответствующих журналах или электронных системах. Кроме того, важно своевременно обновлять локальные нормативные акты организации — это позволит избежать претензий со стороны надзорных органов и обеспечит правовую защищённость как работодателя, так и работников.

Особенности трудоустройства отдельных категорий работников

При приёме на работу некоторых категорий сотрудников действуют особые правила, продиктованные трудовым законодательством. Ниже — ключевые нюансы для наиболее распространённых случаев.

1. Приём на работу иностранного гражданина

Необходимо:

1. проверить действительность документов, дающих право на работу в РФ (патент, разрешение на временное проживание — РВП, вид на жительство — ВНЖ);
2. убедиться, что территория и профессия соответствуют указанным в разрешительных документах;
3. в течение 3 рабочих дней после заключения трудового договора уведомить территориальный орган МВД о приёме иностранца на работу.

Подробно о найме иностранцев вы сможете узнать в нашем блоге и сайте.

2. Трудоустройство несовершеннолетнего сотрудника

Следует учитывать:

1. возрастные ограничения (с 16 лет — общий порядок; с 15 лет — после получения основного общего образования или оставления школы; с 14 лет — с согласия родителей для лёгкой работы в свободное от учёбы время);
2. сокращённую продолжительность рабочего времени (до 16 лет — не более 24 часов в неделю; от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю);
3. обязательный предварительный медосмотр за счёт работодателя;
4. запрет на вредные и опасные работы, командировки, сверхурочную работу, работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни.

3. Оформление сотрудника по совместительству

Важно помнить:

1. работа по совместительству допускается не более чем на 4 часа в день (в дни, когда работник свободен от основной работы, — полный рабочий день);
2. в целом за месяц — не более половины месячной нормы рабочего времени;
3. работник может не предоставлять трудовую книжку: запись о работе по совместительству вносится по желанию работника на основании справки с места работы по совместительству;
4. трудовой договор должен содержать указание на то, что работа является совместительством.

4. Бывшие госслужащие

Требуется:

1. при приёме на работу бывшего госслужащего проверить, входит ли его прежняя должность в перечень, установленный нормативными актами (размещён на сайте госоргана);
2. если входит — в течение 10 календарных дней с даты заключения трудового договора письменно уведомить предыдущий госорган о трудоустройстве бывшего служащего;
3. в уведомлении указать должность, дату заключения договора и основные обязанности работника.

Соблюдение специальных норм при трудоустройстве отдельных категорий работников позволяет избежать административных нарушений и трудовых споров. Работодателю важно заранее изучить требования законодательства и документировать все обязательные процедуры.

Штрафы и ответственность за нарушения при оформлении сотрудников

Несоблюдение норм трудового законодательства влечёт административную ответственность. Ниже — размеры штрафов за наиболее распространённые нарушения по статье 5.27 КоАП РФ:

Нарушение	Штраф для должностного лица / ИП	Штраф для юридического лица
Уклонение от оформления трудового договора	10 000–20 000 руб.	50 000–100 000 руб.
Заключение договора ГПХ вместо трудового договора (если фактически регулируются трудовые отношения)	10 000–20 000 руб.	50 000–100 000 руб.
Несвоевременная выплата зарплаты (в том числе неполная выплата)	10 000–20 000 руб.	30 000–50 000 руб.
Работа без трудового договора с иностранным гражданином	400 000 – 1 000 000 руб.	400 000 – 1 000 000 руб.

При повторных нарушениях штрафы увеличиваются, а к должностным лицам может быть применена дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.

Соблюдение трудового законодательства — обязанность работодателя, позволяющая избежать финансовых потерь и репутационных рисков. Знание размеров штрафов помогает оценить последствия нарушений и выстроить корректную кадровую политику.

Трудовой договор и ГПХ: как избежать рисков переквалификации

Подмена трудового договора гражданско‑правовым (ГПХ) создаёт риски для обеих сторон: работник лишается гарантий, а работодатель — сталкивается с штрафами и доначислениями. Ниже — ключевые признаки подмены, последствия и реальный пример из практики.

1. Чем грозят нарушения работодателю

Административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

Нарушение	Штраф для должностного лица / ИП	Штраф для юридического лица
Уклонение от оформления трудового договора	10 000–20 000 руб.	50 000–100 000 руб.
Заключение ГПХ вместо трудового договора	10 000–20 000 руб.	50 000–100 000 руб.
Повторное нарушение	Дисквалификация на 1–3 года	100 000–200 000 руб.

Финансовые последствия:

• доначисление НДФЛ и страховых взносов (с пенями и штрафами);
• обязанность предоставить трудовые гарантии (отпуск, больничный);
• внесение записей в трудовую книжку, оформление приказов.

Признаки подмены, которые выявляют суды и инспекции

Признак	Пояснение
Регулярные фиксированные выплаты	Деньги перечисляются в одни и те же даты, как зарплата
Соблюдение графика и ПВТР	Исполнитель подчиняется внутренним правилам организации
Использование оборудования заказчика	Работа ведётся на ресурсах работодателя
Отсутствие конкретного объёма работ	Акцент на процессе, а не на результате
Длительный срок или многократное продление договора	Отношения носят системный, а не разовый характер
Основной доход от одного заказчика	Более 90 % дохода исполнителя поступает от одной компании

Реальный пример из практики

Ситуация. Фитнес‑клуб оформил тренеров как ИП и заключил с ними договоры ГПХ. Тренеры работали по 8 часов в день, получали клиентов и оборудование от клуба, проходили испытательный срок. После расторжения договоров большинство ИП прекратили деятельность.

Что выявила проверка. Из справок 2‑НДФЛ следовало, что ранее тренеры числились в штате, а их обязанности не изменились. Суд признал отношения трудовыми.

Итог. Клубу доначислили 28,9 млн рублей налогов.

Как снизить риски при работе с ГПХ:

1. Чётко прописывайте предмет договора: конкретный объём работ/услуг и сроки их выполнения.
2. Избегайте формулировок из трудового права («должность», «исполнение обязанностей»).
3. Оплачивайте результат, а не процесс: сумма должна зависеть от факта выполнения работ.
4. Не предоставляйте исполнителю постоянное рабочее место и не контролируйте его так же, как штатного сотрудника.
5. Не включайте исполнителя в кадровые документы (графики, приказы, журналы инструктажей).

Грамотное оформление отношений с исполнителями позволяет избежать переквалификации ГПХ в трудовой договор. Работодателям важно следить за содержанием договоров и характером взаимодействия, а работникам — понимать, какие гарантии они теряют при подписании ГПХ.

В 2025 году корректный приём на работу требует от работодателя строгого следования нормам Трудового кодекса РФ — от проверки документов соискателя до своевременной отчётности в СФР. Грамотное оформление трудовых отношений не только защищает бизнес от штрафов и судебных претензий, но и гарантирует соблюдение прав работника. Таким образом, чёткое соблюдение пошаговой процедуры приёма на работу выступает ключевым условием для устойчивого и законного функционирования организации.

Список нормативных источников

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197‑ФЗ (действующая редакция на 2025 год) — основной источник регулирования трудовых отношений, включая порядок приёма на работу (гл. 11, ст. 68 и др.).
2. Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» — регулирует представление сведений о трудовой деятельности в СФР (в т. ч. форму ЕФС‑1).
3. Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 (с актуальными изменениями) — утверждает порядок заполнения и сроки подачи формы ЕФС‑1.
4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» — устанавливает требования к получению согласия и обработке персональных данных работников.
5. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» — регламентирует порядок ведения и внесения записей в бумажную трудовую книжку.
6. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н — утверждает форму и порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде (СТД‑Р).
7. ГОСТ 12.0.004‑2015 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда» — определяет требования к проведению вводного инструктажа по охране труда.
8. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) от 30.12.2001 № 195‑ФЗ — содержит санкции за нарушения при приёме на работу (ст. 5.27 и др.).
9. Официальные разъяснения Роструда (публикации на сайте rostrud.gov.ru) — актуальные комментарии и ответы на часто задаваемые вопросы по применению трудового законодательства.