Аутстаффинг: модель гибкого управления персоналом

В мире, где динамичность и адаптивность стали визитной карточкой успешного бизнеса, аутстаффинг превращается в неотъемлемый инструмент управления персоналом. Эта модель, согласно исследованиям Deloitte (международная аудит-консалтинговая корпорация), позволяет сократить операционные расходы на 20-30% и повысить производительность труда на 15%. Аутстаффинг персонала предоставляет доступ к квалифицированным специалистам без необходимости расширения штата. Особенно актуально это становится в условиях, когда более 60% компаний стремятся к оптимизации своих процессов.

Важно отметить, что введение данной стратегии управления позволяет эффективно управлять затратами и рисками. Бизнес становится гибким и адаптивным.

Что такое аутстаффинг

Какие задачи можно делегировать

Чем отличается аутстаффинг от аутсорсинга

Юридическое регулирование аутстаффинга и законность услуг

Какие документы регулируют трудовые отношения при аутстаффинге

Каких сотрудников можно «арендовать»: примеры аутстаффинга

Когда выгоден аутстаффинг

Распространенные ошибки при внедрении аутстаффинга

Когда аутстаффинг запрещен

Советы по подбору подходящего аутстаффингового агентства

Будущее аутстаффинга

Что такое аутстаффинг

Если говорить простыми словами, то аутстаффинг персонала представляет собой метод управления кадровыми ресурсами. Компании прибегают к нему для оптимизации рабочих процессов. Он предполагает найм работников через посредника посредством заключения договора на оказание услуги аутстаффинга. Так сотрудники официально числятся в штате одной фирмы, а выполняют задачи в других. Это помогает бизнесу сосредоточиться на основной деятельности. Меньше забот о кадровых вопросах, налогах, юридических аспектах. Плюс ко всему – снижаются издержки.

Аутстаффинг — это модель работы, при которой сотрудники работают в компании заказчика, но по факту находятся в штате аутстаффера. Такой метод работы регулируется рядом правовых нормативных актов (например, ФЗ №115).

Какие задачи можно делегировать

Аутстаффинг персонала позволяет заказчику существенно упростить управление кадрами и снизить связанные с этим издержки. Вместе с тем, фирма сохраняет полный контроль над качеством работы и продуктивностью подчиненных, находящихся в штате аутстаффера. Это обеспечивается за счет четкого разделения ответственности и обязанностей между организацией и заказчиком, которые прописываются в договоре аутстаффинга.

Агентство, в свою очередь, принимает на себя всю юридическую и административную нагрузку, связанную с трудоустройством и ведением кадрового делопроизводства, а также берет на себя всю ответственность за своевременное, полное перечисление всех необходимых налогов и взносов. Это включает в себя обязательства по обеспечению условий труда, соответствующих законодательным и нормативным требованиям, заботу о социальной защите работников.

Модель сотрудничества позволяет предприятию-заказчику сфокусироваться на основных направлениях своей деятельности, не отвлекаясь на процессы, которые могут быть эффективно и профессионально выполнены организацией, предоставляющей сотрудников. В то же время, временный найм дает возможность гибко подходить к формированию штата в зависимости от текущих потребностей бизнеса. Что особенно важно в условиях меняющегося рынка и неопределенности экономической ситуации.

Чем аутстаффинг отличается от аутсорсинга

В законах на 2023 год еще не определили, что такое аутстаффинг и аутсорсинг. Оба подхода направлены на оптимизацию рабочего процесса и снижение издержек. Они предлагают разные механизмы достижения этих целей и имеют уникальные характеристики, которые могут оказаться более или менее выгодными в зависимости от специфики бизнеса. Знание этих различий поможет принимать обоснованные решения, способствующие росту и развитию. Это особенно важно в условиях постоянно изменяющегося рынка.

Аутстаффинг — это когда берут сотрудников на время. Они помогают команде, но оформлены. Это как временный помощник.

Аутсорсинг – когда фирма отдает некоторые задачи другой компании. Эта фирма лучше разбирается в этих делах. Например, заказывают услуги у других.

Чаще всего фирмы временно нанимают бухгалтеров или дизайнеров, а также отдают на аутсорс делопроизводство. Могут привлечь и неквалифицированных работников, таких как кассиров или грузчиков. Некоторые говорят, что нельзя «арендовать» персонал, но это зависит от того, как понимать слова. Важно знать, что «аренда» в законе – только для вещей. Правильнее употреблять словосочетание «предоставление персонала» вместо аренды.

Юридическое регулирование аутстаффинга и законность услуг

Законы РФ предоставляют возможность использовать «временный найм», но с определенными ограничениями, которые направлены на защиту прав работников. Важно обеспечение четкости в отношениях между всеми сторонами. Найм сотрудников разрешен только аккредитованными агентствами. Это гарантирует, что услуги предоставляются на законных основаниях.

Закон подразумевает, что взаимодействие между компанией и заказчиком должно быть четко документировано. Договор аутстаффа должен содержать описание подробных условий труда. В нем обязательно нужно отразить следующие пункты:

• заработная плата;
• график работы;
• условия труда.

Делается это для защиты прав наемных рабочих, так же, как если бы они были наняты непосредственно заказчиком. Введение этих изменений в законодательство способствует прозрачности и ответственности в сфере аутстаффинга. Это помогает избежать злоупотреблений и недопонимания между работниками и заказчиками. В результате, такая модель рабочих взаимоотношений становится более надежным и безопасным способом организации труда для всех участников.

Пример реализации на проекте: Аутстаффер и заказчик подписывают контракт на услуги. Первый платит зарплату и все налоги за подчиненных, так как считается поставщиком труда. Поэтому на его услуги накладывается стандартный НДС – 18%. Заказчик же освобождается от бухгалтерии и налогов, связанных с нанятыми через фирму. Затраты идут в раздел “Прочие расходы”. Но только если услуги связаны с бизнесом заказчика и есть чеки или договора, подтверждающие оплату.

Какие документы регулируют трудовые отношения при атустаффинге

Основным документом, устанавливающим правила по предоставлению сотрудников, является Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 года №197-ФЗ. Важные положения ТК РФ, касающиеся этой темы, включают:

• Ст. 56.1 — ограничивает применение наемного труда в трудовых отношениях, однако разрешает временное предоставление работников, соблюдая требования ТК.
• Ст. 341.1 – определяет основные условия предоставления работников, в том числе условия работы и круг лиц, которые могут участвовать в такой деятельности. Эта статья также устанавливает правила трудовой деятельности в условиях вредности.
• Ст. 341.2 – устанавливает правила для предоставления рабочей силы в аренду специализированными агентствами.
• Ст. 341.3 – определяет условия заключения договора аренды персонала с работодателем, который не является организацией по трудоустройству.
• Ст.341.4 – описывает процедуру рассмотрения инцидентов с арендованными сотрудниками.
• Ст. 341.5 – закрепляет ответственность за основного работодателя в отношении арендованных сотрудников.

Законодательные вопросы занятости также регламентирует Закон РФ № 1032-1 от 19 апреля 1991 года, включающий нормы, регулирующие предоставление работников работодателями в аренду другим лицам.

Каких сотрудников можно «арендовать»: примеры аутстаффинга

В частности, для малого и среднего бизнеса, использование «временного найма» позволяет не только сохранять гибкость в управлении персоналом, но и поддерживать оптимальный налоговый режим. Для крупного бизнеса аутстаффинг является способом быстро масштабировать команду без необходимости расширения штата постоянных подчиненных. Это особенно актуально в периоды пиковых нагрузок или при реализации серьезных проектов. Воспользоваться услугами аутстаффинговых агентств могут и индивидуальные предприниматели. Количество персонала не имеет значения – за штат можно вывести и одного человека.

Аутстаффинг позволяет работать и с высококвалифицированным, и с низкоквалифицированным персоналом, а также с работниками, для которых вообще не требуется подтверждение какой-либо квалификации. Чаще всего компании предпочитают выводить за штат сотрудников с «потенциальной проблемным» наймом – разнорабочих, грузчиков, продавцов, уборщиков, сезонных рабочих. Это позволяет избежать кадровой рутины, связанной с «текучкой». Аутстаффинг также выгоден и в том случае, если компания нанимает иностранных граждан – он позволяет избежать проблем с проверяющими органами, так как многие аутстафферы специализируются именно на найме мигрантов, и в их штате работают профессиональные миграционные юристы, обладающие необходимыми компетенциями в работе с иностранцами.

Основные отрасли и работники, которых можно взять в аутстаффинг:

Строительство	Для выполнения краткосрочных проектов и работы в условиях переменного объема заказов	Разнорабочие, грузчики, охранники, отделочники, плиточники, каменщики, сварщики, монтажники и т.д.
Ритейл и FMCG (Быстрооборотные потребительские товары)	Помогает управлять пиковыми нагрузками во время сезонных распродаж или акций	Продавцы-консультанты, охранники, мерчендайзеры
IT и телекоммуникации	позволяет быстро масштабировать команды для разработки проектов или улучшения сервисов сбора данных	Программисты, разработчики, тестировщики, дизайнеры и т.д.
Добывающая и перерабатывающая промышленность	Привлечение квалифицированных специалистов для работы на определенных этапах разных производственных процессов	Буровые инженеры, геологи, гидрогеологи, геодезисты, картографы, экологи и т.д.
Производство	Обеспечение дополнительными рабочими руками в периоды увеличения производственных объемов	Крановщики, металлурги, механики, лаборанты, слесари, станочники, машинисты, сварщики, фрезеровщики, формовщики, электрики и т.д.
Гостиничный и ресторанный бизнес, общественное питание	Передача управления персоналом в условиях сезонных колебаний спроса	Повара, хостес, горничные, официанты, уборщики
Складской бизнес и логистика	Гибкость в управлении складскими операциями и персоналом происходит в зависимости от текущих потребностей (хранение, перевозка товаров)	Водители, курьеры, автомеханики, логисты, кладовщики, упаковщики, сортировщики, сборщики и т.д.
Медицинские услуги, фармацевтика	Привлечение специалистов на временной основе для работы в лабораториях, научных исследованиях или в периоды пиковой нагрузки на медицинские учреждения	Доктора, младшие медицинские работники, лаборанты и т.д.
Образование, обучение	Найм преподавателей или тренеров для проведения специализированных курсов в периоды увеличения числа обучающихся	Учителя, тренеры, менторы, коучи

Найм людей позволяет организациям всех этих отраслей быстро адаптироваться к изменяющимся условиям рынка. Делается это в том числе для эффективного управления ресурсами, а также для снижения операционных рисков.

Когда выгоден аутстаффинг

Владельцы бизнеса разного масштаба приходят к предоставлению рабочей силы для уменьшения затрат. В дополнение к снижению расходов на заработную плату, можно выделить следующие преимущества:

1. Преимущество льготного налогообложения – для организаций, занимающихся торговлей, предпочтительнее всего осуществлять налогообложение через упрощенную систему. Но чтобы квалифицироваться для этого режима, нужно соответствовать определенным критериям, включая лимит на количество до 100 человек. Если фирма пересекает этот порог, она рискует потерять преимущества УСН, что может привести к уменьшению объема работ или доходов. Переход на стандартную систему налогообложения также может оказаться невыгодным. В этом случае, чтобы не потерять привилегии УСН или не уменьшать штат, компания пользоваться услугами “наемников”, переведя некоторых работников под управление лицензированного агентства.
2. Платежи только за выполненную работу – для стартапов или проектных задач выгодно привлекать рабочую силу извне. Это позволяет экономить на зарплате во время простоев между проектами, а также упрощает процесс найма или увольнения. В отличие от аутсорсинга, заказчик управляет сотрудниками, как своими, может задействовать их на разных проектах. Например, не все фирмы нуждаются в большом штате IT-специалистов на постоянной основе. Они могут обратиться за услугами для разработки сайта, системы или приложения, а после завершения проекта расторгнуть договор. При этом оставив небольшую команду для технической поддержки. Также аутстаффинг привлекателен для выполнения сезонных задач в аграрном секторе или промышленности. Агрофирмы нанимают временных подчиненных для сезона посева, уборки урожая, а нефтегазовые компании – для разработки новых месторождений.
3. Оформление иностранных экспертов – агентство полностью берет на себя процесс регистрации работников из-за рубежа, устраняя для организаций необходимость заниматься бумажной волокитой. Эту возможность особенно активно используют иностранные фирмы для привлечения российских кадров, предлагая им заработную плату, которая, несмотря на ее привлекательность, остается ниже, чем у специалистов в их стране.

Плюсы	Минусы
Возможность использовать упрощенную систему налогообложения без увеличения штата.	Риск правовых проблем при сотрудничестве с нелицензированными исполнителями.
Упрощение процесса подачи отчетности.	Низкий уровень вовлеченности временных подчиненных в корпоративную культуру.
Сокращение расходов на социальные отчисления.	Ограниченность применения в некоторых отраслях, что может не покрывать все потребности в персонале.
Экономия на выплатах социальных пособий.	Возможность возникновения трудностей в контроле качества.
Избежание взаимодействия с миграционными службами.	Риск ухудшения внутренней коммуникации из-за нестабильности состава команды.

Распространенные ошибки при внедрении аутстаффинга

Многие фирмы, обращаясь за услугами впервые, сталкиваются с ошибками из-за отсутствия универсального руководства по применению.

Основные промахи клиентов:

1. Сотрудничество с нелицензированным партнером — подписание договора с таким партнером часто приводит к юридическим трудностям вместо облегчения работы бизнеса. Важно выбирать для сотрудничества агентства, аккредитованные в России.
2. Ошибки в договоре — могут стать причиной юридических конфликтов. В России такие трудовые отношения не урегулированы законодательно, что делает труд незаконным без правильного оформления. Заключение договора должно включать юридическую консультацию, а также подписание индивидуальных соглашений с каждым подчиненным.
3. Найм недостаточного числа рабочих единиц — фирмы, не знакомые с аутстаффингом, часто нанимают слишком мало внешних сотрудников, что приводит к подписанию новых договоров при увеличении потребностей, минимальной налоговой экономии, а также увеличению административных затрат.
4. Трансфер в аффилированные структуры — некоторые организации переводят подчиненных в дочерние предприятия как альтернативу, что может быть интерпретировано как налоговое нарушение.
5. Самый главный подводный камень стратегии — юридические риски. Однако их можно минимизировать, тщательно выбирая поставщика услуг. При этом важно внимательно проверять договорные условия с помощью юриста.

Когда аутстаффинг запрещен

Хоть единого документа, регулирующего аутстаффинг, на данный момент нет, его использование подразумевает соблюдение ряда требований трудового законодательства. Часть из них предъявляется законом к агентствам, часть – к их клиентам, часть – к персоналу, выводимому за штат. Так агентства, предоставляющие услуги аутстаффинга, должны быть аккредитованы в Роструде – оказание услуг без аккредитации незаконно.

Работа, выполняемая сотрудниками, направленными через подбор персонала, должна соответствовать задачам, указанным в их трудовых договорах. При этом обязательно учитываются требования трудового законодательства. Контроль за выполнением этой обязанности лежит на агентстве занятости. Заказчик не имеет права мешать агентству в проведении такого контроля.

Обратите внимание: за задержку или невыплату заработной платы и иных денежных выплат, компенсаций, оплату отпусков, выплат при увольнении вторичную юридическую ответственность несет фирма-заказчик.

Есть ряд случаев, когда аутстаффинг использовать нельзя. Трудовой кодекс РФ (ст. 18.1) четко ограничивает привлечение внешней рабочей силы в определенных ситуациях:

• не разрешается заменять участников забастовки;
• при остановках задач, в процессе банкротства, при введении сокращенного рабочего времени для предотвращения увольнений;
• при отказе сотрудников работать из-за невыплаты зарплаты более 15 дней;
• задействовать для выполнения опасных задач, указанных в соответствующих Приказах Минтруда, Ростехнадзора;
• не допускается привлечение на объекты с высокой степенью вредности или особо опасных условий;
• невозможно заменить персоналом, критичным для лицензирования деятельности, членства в СРО или получения специальных разрешений;
• «временных работников» запрещено назначать на должности членов экипажа на судах.

Эти запреты установлены для защиты прав обеих сторон, для обеспечения честности и порядка в трудовых отношениях.

Важно: в случае происшествия с работником, для его расследования создается комиссия от заказчика, куда включается также представитель от агентства.

Советы по подбору подходящего аутстаффингового агентства

Выбор компетентного агентства критически важен для обеспечения законной защиты заказывающей стороны.

Ключевые факторы для нахождения достойного партнера:

• Наличие лицензии от государства.
• Более одного года работы на российском рынке.
• Аккуратный учет, своевременная оплата налогов.
• Четкое ведение трудовой документации.
• Оформление трудовых договоров.
• Услуги на основе договорной документации.
• Уставный капитал агентства составляет не менее одного миллиона рублей.
• Присутствие физического офиса в совокупности с составом сотрудников.

Избегайте компаний, оформляющих работников как самозанятых из-за риска налоговых проблем, что может отразиться на заказчике. Стоит остерегаться агентств, предлагающих услуги по подозрительно низким ценам, что может быть признаком недостаточной квалификации их персонала.

Будущее аутстаффинга

Сейчас все больше и больше компаний открывают для себя выгоду и удобство аутстаффинга. В условиях нестабильного рынка вопрос сокращения расходов и оптимизации бизнеса стоит особенно остро. На рост популярности услуг аутстафферов повлияли и мировые события – отток специалистов, вопросы трудовой миграции, дефицит квалифицированных кадров и т.д. Более того, к аутстаффингу сегодня прибегает не только крупный бизнес, но и небольшие компании и индивидуальные предприниматели, старающиеся с помощью этой кадровой технологии уменьшить издержки и упростить работу собственных служб.

Наибольшую популярность в последние годы приобрел аутстаффинг в IT-индустрии. Здесь компании пользуются в том числе и миграционным аутстаффингом, который помогает значительно упростить найм высококвалифицированных специалистов из-за рубежа. Помимо этого, переход торговли в онлайн-сферу повысил спрос на разработчиков приложений для маркетплейсов и онлайн магазинов. Развитие сервисов доставки также поспособствовало росту спроса на IT-специалистов, способных разработать и поддерживать удобные сервисы.

Аутстаффинг в строительстве также набирает популярность. Изменения миграционного законодательства затронули эту сферу сильнее всего, так как именно в строительстве задействована большая часть иностранных граждан. Упрощение работы с иностранцами с помощью аутстаффинга позволяет обезопасить себя от штрафов и быстро реагировать на изменения в законах. Кроме того, увеличиваются масштабы строительства, в том числе и за счет новых регионов – аутстаффинг значительно упрощает работу с персоналом, а это положительно влияет на развитие бизнеса.